Sivistyslautakunta |
§ 66 |
18.11.2014 |
Sivistyslautakunta |
§ 70 |
16.12.2014 |
Sivistyslautakunta |
§ 10 |
31.03.2015 |
Kaupunginhallitus |
§ 103 |
13.04.2015 |
MOBIILISOVELLUSJÄRJESTELMÄN VALINTA
378//2015
SIVLTK § 66
Julkinen kun sopimus/päätös on tehty
LIITE 1: Tarjousyhteenveto (päättäjille)
Mänttä-Vilppulan kaupungin vuoden 2014 talousarvion investointiosassa on määrärahavaraus päivähoidon sähköiselle toimintajärjestelmälle/mobiilisovellukselle.
Hankinnan kohteena on päivähoidon kokonaisvaltainen toimintajärjestelmä, jossa on käyttöliittymä ja mobiilisovellus päivähoitoryhmiin sekä selain-
pohjainen käyttöliittymä vanhemmille ja päivähoidon hallinnolle. Toiminta-
järjestelmän avulla päivähoidon henkilöstö kirjaa lasten hoitoajat ja henki-
lökunnan työajat mobiililaitteella ja tietokoneella, päivähoidon hallinto saa
tarvittavat tilastotiedot ja näkee reaaliaikaisen tiedon lasten ja henkilö-
kunnan määrästä ja lasten vanhemmat ylläpitävät lasten oikea-aikaista tie-
toa mm. hoitoajoista. Järjestelmän tulee olla yhteensopiva Mänttä-Vilppu-
lan kaupungin käyttämän työaikajärjestelmän (Titania) kanssa niin, että tietojen vaihtaminen on mahdollista.
Toimintajärjestelmän käyttäjiä ovat tarjouspyyntöajankohtana:
Lapsen hoitosuhteessa 330 henkilöä
Päiväkotiryhmät 14 kpl (henkilöstöä 43)
Vuorohoitoryhmät 2 kpl (henkilöstöä 12)
Perhepäivähoitajat 10 henkilöä
Esimiehet 3 henkilöä
Tarjouspyynnöstä käy esiin päivähoidolle eri toimipisteissä, vanhemmille ja hallinnolle asetetuista vaatimuksista. Tarjouspyyntö on toimitettu seuraaville yrityksille: CGI Suomi Oy, mukavaIT Oy ja WhileOnTheMove Oy. Tarjouspyynnöt on lähetetty sähköpostitse 5.11.2014.
Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka vastaavat tarjouspyynnön ja "JYSE 2014 palvelut" -asiakirjan ehtoja.
Tarjouspyynnöstä voi esittää tiedusteluja 7.11.2014 mennessä sähköpostitse. Määräaikaan mennessä tarjouspyynnöstä esitettiin yksi kysymys. Kaikkiin kysymyksiin vastattiin 10.11. 2014 kaikille tarjouspyynnön saaneille.
Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka vastaavat tarjouspyynnön ja ”Jyse 2014 palvelut” -asiakirjan ehtoja. Muutoin tarjous hylätään. Kilpailun perusteella valitaan se tarjous, joka täyttää tarjouspyynnön ehdot ja joka on kokonaisuudessaan ostajalle halvin sisältäen järjestelmän käyttöönoton, koulutuksen käyttöönoton yhteydessä, ylläpitokustannukset, Titania-rajapinnan käyttöönoton, pilvipalvelun ja muut kustannukset (esim. NFC -tunnisteet, jos järjestelmä vaatii niiden käyttöä).
Ostaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai tarjous ei täytä asetettuja ehtoja hankinnalle. Tarjoukset on lähetettävä suljetussa kirjekuoressa 14.11.2014 klo 14.00 mennessä. Tarjouspyyntö ja tarjoukset sekä kysymykset vastauksineen ovat nähtävillä kokouksessa.
Tarjouksen toimittivat CGI Suomi Oy, mukavaIT Oy ja WhileOnTheMove Oy määräaikaan mennessä.
(Valmistelija sivistysjohtaja Taina Peltonen puh 03 488 8209)
Esittelijän (sivistysjohtaja Peltonen) päätösesitys:
Sivistyslautakunta
- päättää hyväksyä halvimman tarjouksen tehneen WhileOnTheMove Oy:n tarjouksen
- ja hankkii päivähoidon mobiilisovellusjärjestelmän hintaan 15 000 euroa.
Ostosopimus astuu voimaan sen jälkeen, kun on tehty kirjallinen ostosopimus hankintalain mukaisesti.
Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
SIVLTK § 70
LIITE 2 : Oikaisuvaatimus, 28.11.2014, mukavaIT Oy, Jaakko Hautamäki
MukavaIT Oy on lähettänyt oikaisuvaatimuksen, jossa se vaatii WhileOnTheMove Oy:n tarjouksen hylkäämistä esittämiensä kohtien perusteella. Hankinnan ollessa kyseessä käytetään termiä hankintaoikaisu, joka on myös valitusosoitteessa annettu tieto, mutta luonnollisesti asia käsitellään riippumatta termistä. Käytän kuitenkin termiä hankintaoikaisu tulevassa esittelyssä, koska se on oikea termi hankinnan ollessa kyseessä.
Esittelijä esittää, että lautakunta pysyy päätöksessään seuraavin perustein:
1. Tarjouksessa määritellyt vähimmäisvaatimukset
1.1. Järjestelmä on yhteensopiva Tampereen kaupungin ja kehyskuntien (Nokia, Ylöjärvi, Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Pirkkala, Vesilahti) mobiiilijärjestelmän kanssa.
Lopullista päätöstä eivät Tampere ja kehyskunnat ole vielä tehneet mukavaIT OY:n Päikky -järjestelmästä. Päikky on ollut koekäytössä ja koekäyttöä on jatkettu, mutta sopimuksia hankinnasta ei ole vielä tehty. Tilaaja ei vaadi yhteensopivuutta Päikky-järjestelmän kanssa.
Näin ollen tällä hetkellä Tampereella ja kehyskunnissa käytössä oleviin ohjelmiin, Effica ja Titania, valitulla yrityksellä on rajapinnat ja järjestelmä on yhteensopiva. Huomattava, että tilaaja pyytää rajapinnat käyttöön, ei toimittaja WhieOnTheMove.
1.2. Väite, että WhileOnTheMove Oy:n järjestelmä ei ole sama päiväkodeissa, perhepäivähoidossa, vuorohoidossa jne., ei pidä paikkaansa. Päiväkotisovellusta voi käyttää perhepäivähoidossa ym:lla. Lisäksi on tehty perhepäivähoitosovellus erikseen palvelemaan perhepäivähoitoa hoitajien tarpeiden eli käyttäjien mukaan, joka voidaan valita käytettäväksi niin halutessa. Hankintaoikaisussa (oikaisuvaatimuksessa) on kirjoitettu: "...järjestelmä toimii selainpohjaisesti pilvipalveluna tarkoittaa, että samaa sovellusta on voitava käyttää myös tabletilla ja pöytäkoneessa selaimella". Tämä määrittely on mukavaIT Oy:n kirjoittama, näin ei ollut tarjouspyynnössä esitetty. Tarjouspyynnössä luki: "Järjestelmäkokonaisuus ei vaadi kiinteitä asennuksia vaan toimii selainpohjaisesti pilvipalveluna". Jos järjestelmä toimii selainpohjaisesti, se ei ole sovellus. Tarjouksessa oli vaatimus mobiilisovelluksesta pilvipalveluna, ja se kriteeri täyttyy WhileOnTheMove -järjestelmässä.
1.3. Hankintaoikaisussa väitetään, että WhileOnTheMOve Oy:n järjestelmässä vanhemmat eivät näe realliaikaisesti huollettavan lapsensa/lastensa läsnäolotilaa. Tämä ei pidä paikkaansa (mikä on nähty varhaiskasvatuksen esittelyssä kahdella eri laitteella).
2. Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys ja vastaus
Kuten vastauksessa 1: Lopullista päätöstä eivät Tampere ja kehyskunnat ole vielä tehneet mukavaIT OY:n Päikky -järjestelmästä. Päikky on ollut koekäytössä ja koekäyttöä on jatkettu, mutta sopimuksia hankinnasta ei ole vielä tehty. Näin ollen ei vielä voi olla yhteensopivuutta Tampereen kaupungin ja kehyskuntien mobiiliseurantajärjestelmään.
WhileOnTheMove -järjestelmässä ovat mahdollisia valokuvan ottaminen ja tallentaminen sekä käyttäminen kuten mukavaIT Oy:lläkin, samoin perhepäivähoitajien kustannuskorvaukset laskentajaksolla automaattisesti perustuen lasten läsnäoloihin sekä määriteltyihin asetuksiin.
(Valmistelija sivistysjohtaja Taina Peltonen puh. 03 488 8209)
Esittelijän (sivistysjohtaja Peltonen) päätösesitys:
Sivistyslautakunta päättää, että
- on saanut tietoonsa mukavaIT OY:n oikaisuvaatimuksen (käsitelty hankintaoikaisuna)
- ei muuta 18.11.2014 tekemäänsä päätöstä hankkia mobiilisovellusjärjestelmä WhileOnThe Move Oy:ltä mukavaIT OY:n hankintaoikaisun perusteella edellä esitetyin perustein.
Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
SIVLTK § 10
LIITE 1: S-posti Papinsaari 10.11.2014
LIITE 2: S-posti Peltonen 4.12.2014. 5.12.2014, 17.12.2014, 18.12.2014, 22.1.2015
LIITE 3: Tarjousyhteenveto
LIITE 4: Kriteerit
LIITE 5: S-posti Tammesvirta 16.3.2015
LIITE 6: S-posti Papinsaari 16.3.2015
LIITE 7: S-posti Hautamäki 16. ja 17.12.2014
LIITE 8: S-posti Myllymäki 22.1.2015
Jaakko Hautamäki, mukavaIT Oy, on lähettänyt Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle muutoksenhaun/oikaisupyynnön 20.2.2015 mobiilisovellusjärjestelmän valinnasta.
Hämeenlinnan hallinto-oikeus pyytää kunnanhallitusta hankkimaan sivistyslautakunnan lausunnon, jossa tulee yksilöidysti ottaa kantaa esitettyihin valitusperusteisiin.
Tarjouspyynnöstä tehdyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset:
Tarjouspyynnöstä voi esittää kysymyksiä 7.11.2014 mennessä sähköpostitse: Määräaikaan mennessä tarjouspyyntöön esitettiin yksi kysymys. Kysymykseen vastattiin 10.11.2014 kaikille tarjouspyynnön saaneille; Liite1 kanslisti Papinsaaren sähköposti 10.11.2014.
Lisäksi sivistysjohtaja on vastannut Hautamäeltä tulleisiin sähköposteihin liittyen valituksen tekemiseen useamman kerran Liite 2.
Tarjousten hintavertailu käy esiin tarjousyhteenvedossa (Liite 3). Yksilöityä selvitystä tarjousten laatuvertailusta ei tarvittu erikseen tehdä, koska tarjoajat ovat vastanneet esitettyihin kriteereihin joko kyllä tai ei. Kumpikin tarjoaja on vastannut kaikkiin kriteereihin kyllä (Liite 4). Näin ollen kumpikin tarjous vastasi siltä osin tarjouksen laatukriteereitä eli tarjoukselle asetettuja ehtoja.
Sopimuksen voimassaolosta on oltu yhteydessä kehyskuntien tilaajiin:
- sivistysjohtajan pyynnöstä sopimuksen olemassaoloa ovat kanslisti Papinsaari ja varhaiskasvatusjohtaja Tammesvirta selvittäneet:
3.12.2014 Mänttä-Vilppulan varhaiskasvatuksen edustajat ovat tehneet tutustumismatkan päiväkoteihin Pirkkalan Kurikanhelmeen ja Kurikanpirttiin. Päiväkoteja on esitellyt johtaja Soili Jussila. Jussila on siinä yhteydessä kertonut, että Päikky -mobiilijärjestelmästä ei ole vielä tehty sopimusta, koska se ei ole vastannut toimintavaatimuksia tai toiminut aivan sovitusti (sähköposti Tammesvirta 16.3.2015, Liite 5)
9.12.2014 Papinsaari on kysynyt Nokian varhaiskasvatuspäällikkö Sillanpäältä sopimuksen voimassaolosta. Sillanpää on kertonut, että ei ole vielä sopimusta, mutta asia menee seutukunnalliseen kokouksen käsittelyyn (sähköposti Papinsaari 16.3.2015, Liite 6).
Kuten Hautamäen sähköposteista selviää, sopimuksen voimassaolosta on hänen sähköposteissaan ristiriitaista tietoa; 16.12.2014 sähköpostissa lukee, että hankintaan liittyvästä koekäytöstä on tehty sopimus viime viikolla, 17.12.2014 sähköpostissa lukee, että sopimus on tehty jo kesällä Liite 7.
- Selvitys 16.12.2014 (70 §:n) tiedoksiannosta:
Kokouksen jälkeen pykälä on annettu tiedoksi kirjeellä 19.12.2014. Valitusosoitusta ei sen yhteydessä ole annettu, vaan muutoksenhakukielto, jonka perusteena: hankintaoikaisu, ei valitusoikeutta. Sivistysjohtaja on konsultoinut asiaa Kuntaliiton lakimies Rossin kanssa puhelimitse 17.12.2014, joka vahvisti, että hankintaoikaisusta (alle 30 000 €) ei voi valittaa eteen päin.
Jaakko Hautamäki kyseli 21.1.2015 sähköpostissaan kantelun osalta jättöpäivää ja osoitetta. Sivistysjohtaja vastasi hänelle 22.1.2015 sähköpostilla, jossa ilmoitti Hautamäelle muutoksenhakumahdollisuudesta hallinto-oikeuteen osoitetietojen kera.
Sivistysjohtaja sai ohjeen Kuntaliiton johtava lakimies Myllymäeltä (sähköposti 22.1.2015, Liite 8). Ohje olikin eroava edelliseen Kuntaliiton lakimiehen ohjeeseen.
Lopuksi yhteenvetona:
Sivistyslautakunta on valinnut halvimman vaihtoehdon tarjouspyynnön mukaisesti.
Mobiilijärjestelmiä on käytössä vasta osassa Suomen kuntia ja kilpailuttaminen on vaikeaa vähäisen kokemuksen vuoksi.
Yhteensopivuudella muihin ohjelmiin tarkoitetaan Effica ja Titania -rajapintoja. Eihän kilpailevilla yrityksillä voida mitenkään olettaa olevan rajapintaa toisiinsa. mukavaIT Oy:n ja WhileOnTheMove -yritysten ohjelmat ovat kilpailevia yrityksiä keskenään eikä mikään yritys ole hallitsevassa asemassa siten, että muiden yritysten ohjelmilla tulisi olla siihen rajapinta.
Hankintaoikaisu on käsitelty asianmukaisesti ja kaikkia osapuolia on kohdeltu oikeudenmukaisesti.
(Valmistelija sivistysjohtaja Taina Peltonen puh. 03 488 8209)
Esittelijän (sivistysjohtaja Peltonen) päätösesitys:
Sivistyslautakunta antaa esittelytekstin mukaisen lausunnon kaupunginhallitukselle.
Päätös: Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
KH § 103
LIITE 1: Hämeenlinnan hallinto-oikeuden lausuntopyyntö, 25.2.2015
OHEISMATERIAALI: Sivistyslautakunnan kokouksen 31.3.2015, § 10:n liitteet
Esittelijän (kaupunginjohtaja Sirviö) päätösesitys:
Kaupunginhallitus päättää
yhtyä sivistyslautakunnan 31.03.2015, § 10 päätökseen.
Päätös:
Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.